Modelos híbridos de trabajo eficaces.
Nuevos retos del teletrabajo para las organizaciones.
Entre otras muchas cosas, la pandemia nos ha obligado a vivir una inmersión total en la experiencia del teletrabajo, con la que se han superado de golpe muchas de las barreras culturales y tecnológicas que impedían el trabajo remoto en el pasado.
Ahora, la mayor parte de las empresas están diseñando planes para implantar modelos híbridos, abordando una realidad que se extenderá más allá de la época de pandemia.
Son muchos los profesionales que valoran este tipo de modelos de trabajo en su relación contractual, debido a las numerosas ventajas que supone poder disfrutar de los beneficios de ambas modalidades de trabajo, provocando que se convierta en una premisa básica para la captación y retención del talento. Pero además vamos a un mundo donde las empresas deben mostrar su interés y compromiso por la sostenibilidad y respeto del medio ambiente; y no cabe duda de que el trabajo en remoto reduce considerablemente la congestión de las
grandes ciudades.
Por esos y otros motivos, la flexibilidad se impondrá como un cambio estructural en los modelos de trabajo. Sin embargo, implantar modelos híbridos garantizando la productividad, la orientación a resultados, el trabajo en equipo, la satisfacción de los profesionales, el orgullo de pertenencia y la rentabilidad de la inversión, está siendo una tarea laboriosa, no exenta de complicaciones.
Pautas para facilitar la implantación de modelos híbridos.
Basándonos en nuestra experiencia con distintas empresas, en este artículo queremos recoger algunas ideas que podrían facilitar esa labor.
1. Asegurar la coordinación de acciones entre los agentes implicados.
En primer lugar, la implantación de un modelo híbrido debe considerarse una actuación estratégica compartida, consensuada y orquestada por todos los departamentos y agentes implicados. Aprobada desde la Dirección General, implementada a través de la coordinación de acciones entre la Dirección de Personas, el Dpto.de Administración, Servicios Generales y Comunicación Interna…etc, y llevada a la operativa real por todo el Equipo de Dirección y el resto de la plantilla.
2. Identificar funciones, colectivos y tecnología necesaria.
Aunque nos hemos dado cuenta de que hay muchas más cosas que se pueden hacer en remoto de las que pensábamos a priori, es importante determinar qué funciones son más adecuadas para hacer en remoto y cuáles de forma presencial. Además, no debemos perder de vista el aspecto de inversión presupuestaria que implica la implantación del nuevo modelo, por lo que será necesario comenzar haciendo un análisis detallado de los distintos colectivos profesionales en función del tipo de trabajo y el equipamiento necesario para llevarlo a cabo. Este análisis tiene como objetivo determinar el porcentaje de tiempo que cada colectivo puede trabajar en remoto, la inversión necesaria y si será necesaria una implantación progresiva del modelo resultante. A grandes rasgos podemos diferenciar tres colectivos tipo:
- Profesionales que pueden trabajar en remoto pero que necesitan equipos o tecnología específica. Teletrabajo condicionado.
- Áreas corporativas, desarrolladores y técnicos de TI. Únicamente necesitan una mejora en las herramientas para el teletrabajo.
- Colectivos de trabajadores “itinerantes” pueden realizar su trabajo desde cualquier ubicación con facilidad (comerciales, asesores, creativos…).
3. Definir el modelo, el plan de implantación y comunicarlo.
Y ahora sí que estamos en el momento de definir cuál va a ser el modelo que mejor se adapta a nuestra actividad de negocio y características de la organización. Tenemos que decidir entre las distintas fórmulas de flexibilidad considerando los términos tanto de lugar como de tiempo, valorando los pros y contras de cada una de ellas: dividir la jornada laboral en dos, repartir los días de la semana, u optar por el job sharing. Esta decisión deberá hacerse para cada uno de los colectivos identificados previamente. Además, será necesario determinar cómo se realizará la adhesión final, individual y voluntaria de los profesionales al modelo. En la mayoría de las organizaciones se trata de un acuerdo entre el profesional, su responsable y la empresa.
En este sentido es fundamental tener en cuenta lo que nos dice la Ley del Trabajo a Distancia (Real decreto ley 28/2020 de teletrabajo en España) y considerar aquellos aspectos que se regulan de forma homogénea por la ley y aquellos que requerirán la elaboración de un reglamento interno de la propia organización.
Por último, se establecerán las fases de la implantación para los distintos colectivos poniendo especial cuidado en la comunicación.
4. Asegurar la organización del trabajo y la productividad.
Hasta aquí no hemos hecho nada más que empezar a caminar, es ahora cuando tenemos que comprobar si nos quedan bien los zapatos nuevos. La cultura y el estilo de liderazgo predominante en la organización van a ser determinantes en el éxito de los modelos híbridos y, en cualquier caso se requerirá adoptar una nueva forma de trabajar.
En este apartado el rol de los responsables de equipo va a jugar un papel fundamental, teniendo que adquirir habilidades, pautas y destrezas necesarias para gestionar en remoto. Será especialmente relevante la capacidad de establecer métodos de trabajo tanto grupales como individuales, definir KPI´s claros y realizar el seguimiento constante sin caer en el control improductivo. Pero también las habilidades para la comunicación y el feedback efectivo, la gestión emocional y la cohesión del equipo.
Los modelos híbridos necesitan de un liderazgo innovador, un liderazgo camaleónico que se adapte rápidamente a los cambios y que sea capaz de gestionar equipos no sólo dispersos sino también diversos.
5. Remodelar las instalaciones
Y, ¿qué va a pasar con las oficinas? Pues, los espacios físicos de las empresas no volverán a ser como las hemos conocido hasta ahora. Pasarán a ser espacios dedicados al trabajo para convertirse en espacios de encuentro, colaboración y sociabilización.
Algunas empresas ya habían empezado a reconvertir los espacios de oficinas en espacios amplios y abiertos, Open Space, pero ahora cobra mayor sentido disponer de espacios que permitan utilizar el tiempo de trabajo presencial a actividades con mayor impacto en la innovación, colaboración y creación de comunidad.
Es importante que aprovechemos la oportunidad de crear espacios óptimos para que el porcentaje de tiempo presencial sea de verdad un tiempo de calidad dedicado a la parte social que necesita tanto el profesional como la propia empresa: creación de la cultura corporativa, promover las relaciones y afianzar el orgullo de pertenencia; cuestiones más complejas de conseguir en remoto.
6. Facilitar pautas para el teletrabajo productivo.
Y, para terminar, ¿damos por hecho que todos los profesionales saben teletrabajar?. Eso sería como dar por hecho que saber montar en bicicleta nos otorga el crédito ser buenos conductores de moto. O, si buscamos un ejemplo más genérico, sería como afirmar que todos los profesionales saben gestionar muy bien su tiempo. Es evidente que nuevos modos de trabajo, requieran nuevas habilidades, pero sobre todo un mindset distinto.
Por lo tanto, para garantizar la eficacia en la implantación de un modelo híbrido, sería recomendable facilitar no sólo las herramientas necesarias para trabajar en remoto, sino desarrollar competencias para un teletrabajo eficiente, productivo y satisfactorio. Considerando, que las condiciones que han supuesto la obligatoriedad de teletrabajar durante la época de confinamiento, no pueden tomarse como referencia del verdadero trabajo en remoto.
Y a partir de aquí, sólo nos queda el benchmarking, la prueba, el error y el aprender haciendo, dado que todos tenemos un interesante y retador camino para flexibilizar y adecuar los modelos de trabajo al profesional del futuro.
¿Se han planteado que es posible que a las futuras generaciones les contemos cosas como… “Hubo un tiempo en el que para trabajar, todas las personas íbamos a trabajar al mismo sitio físico, todos los días y entrábamos y salíamos a la misma hora; y en todas las empresas”,? …Yo ya puedo imaginarme alguna voz respondiendo de forma ingenuamente inteligente…. “Y ¿no se formaban aglomeraciones y cuellos de botella para entrar en los lugares y las ciudades?”. En fin.
A por los nuevos tiempos.
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Teresa Bernabé del Barrio
Socia de Galaris Desarrollo
